Come sta cambiando il nostro modo di lavorare?

11/01/2017Tempo di Lettura 10 Min

In un futuro non troppo lontano queste sei tendenze contribuiranno a trasformare la forza lavoro, l’ambiente e il modo di lavorare nel suo complesso

Il nostro modo di lavorare sta cambiando a causa di forti tendenze, tecnologiche e sociali, che stanno trasformando il modo e i luoghi in cui svolgiamo la nostra professione. Queste tendenze influenzano tutte le aziende, di grandi o piccole dimensioni, dalle piccole start-up alle società globali, e le organizzazioni sono costantemente alla ricerca di tecnologie che possano supportare queste nuove modalità di business. Tutte le imprese saranno coinvolte e, in particolare nessun ambito del settore informatico, che si tratti di infrastrutture di rete, dispositivi client o stampanti, sarà immune al cambiamento.

1. Le organizzazioni si trasformano

Ci troviamo in un’epoca di grandi cambiamenti per le imprese. Anche quando le economie di scala giocano in loro favore, molte organizzazioni sono sotto pressione a causa delle esigenze della globalizzazione o della necessità di espandere il business nei mercati emergenti, dove un approccio univoco potrebbe non funzionare. Le imprese comprendono la necessità di una trasformazione digitale, ma non possiedono capacità o competenze sufficienti per realizzarla.

Anche le strutture organizzative stanno cambiando. Come specifica il rapporto Deloitte Global Human Capital Trends 2017, le organizzazioni che intendono promuovere agilità e adattabilità sono passate da una struttura gerarchica tradizionale a modelli più flessibili e incentrati sul lavoro di squadra: “La ricerca mostra che trascorriamo con le persone vicine alla nostra scrivania un lasso di tempo 20 volte superiore a quello trascorso con persone che si trovano a oltre 50 metri di distanza. Indipendentemente da quanto indicato dall’organigramma di un’organizzazione gerarchica, il lavoro quotidiano si effettua in rete. Ecco perché l’organizzazione del futuro è una <<rete di squadre>>”.

Queste trasformazioni hanno effetti inevitabili sul settore informatico. L’espansione delle organizzazioni per raggiungere nuovi territori attraverso fusioni o acquisizioni di attività locali e l’adozione di strutture più flessibili comportano la necessità reale di semplificare le misure informatiche e ridurre i costi e l’impegno profusi nell’aggiornamento, nella gestione e nella manutenzione. A questo si aggiunge il desiderio di adottare tecnologie che migliorino l’agilità e supportino l’innovazione e la capacità di crescere. Tale tendenza è dimostrata dal passaggio a modelli come Software as a Service (SaaS) (Software come servizio), Infrastructure as a Service (IaaS) (Infrastrutture come servizio) e Platform as a Service (PaaS) (Piattaforme come servizio), oltre che dalla crescita nella virtualizzazione e nel consolidamento dei data center aziendali. Questo approccio è inoltre uno dei fattori alla base dei Managed Print Services (MPS) (Servizi di stampa gestiti), in cui l’organizzazione e la gestione della flotta dietro un unico fornitore di hardware, materiali e servizi, al fine di trasferire su quest’ultimo il carico della gestione, porta un maggior rendimento, riduce i costi e permette al team informatico di concentrarsi maggiormente su progetti dedicati al business.

 

2. Una forza lavoro più mobile

All’esigenza di agilità nel business si accompagna la richiesta di maggiore mobilità, con un numero crescente di lavoratori che necessitano della capacità di lavorare ovunque, in qualsiasi momento o con qualsiasi dispositivo. Secondo lo Strategy Analytics, Global Mobile Workforce Forecast Update 2016-2022, “La globalizzazione e i continui progressi nella tecnologia e nelle applicazioni mobili continueranno a innalzare i livelli di mobilità tra dirigenti, consulenti, operatori commerciali, professionisti fuori sede e altre professioni mobili in tutte le regioni”. Benché questa tendenza sia guidata da società con sede in America settentrionale ed Europa occidentale, possiamo aspettarci una rapida diffusione in altre aree in cui i dispositivi mobili già rappresentano una piattaforma fondamentale.

Chiaramente questa tendenza influisce sull’organizzazione informatica di tutta l’impresa, poiché le aziende si affidano ad applicazioni mobili dedicate per supportare i propri team. Gli utenti che lavorano con dispositivi mobili non vogliono sentirsi impiegati di serie B; necessitano dell’accesso alle risorse e alle stampanti della rete anche quando non possono essere presenti in ufficio.

La tendenza verso la mobilità è dimostrata anche dall’adozione di strategie Bring Your Own Device (BYOD) (Porta il tuo dispositivo) all’interno delle organizzazioni, misura il più delle volte espone le aziende a problemi di sicurezza. Nel caso del processo di stampa, per esempio, il desiderio di mobilità e BYOD degli utenti non coincide sempre con gli interessi dell’area informatica, per la quale sicurezza, controllo e gestione dei costi di stampa rappresentano la priorità. Quando gli utenti non possono stampare in sicurezza dai propri dispositivi, adottano rischiose soluzioni alternative. Tuttavia, i team informatici non sempre sono sensibili alle loro esigenze. Secondo il sondaggio Quocirca Mobile Enterprise 2015, l’83% delle organizzazione mostra interesse nelle possibilità della stampa mobile, ma solo il 14% impiega una soluzione di questo tipo.

Questa situazione non può durare a lungo. Con la crescita di una forza lavoro mobile, i responsabili del settore informatico devono garantire che i dispositivi mobili dispongano delle stesse capacità di stampa sicura dei computer portatili e fissi presenti negli uffici. Una strategia MPS intelligente e ben eseguita dovrebbe basarsi su questo pilastro fondamentale, consentendo ai lavoratori mobili di stampare ovunque si trovino e quale che sia il dispositivo da essi utilizzato.

3. L’ambiente di lavoro flessibile

Se c’è una parola che riassume il concetto di ambiente di lavoro e forza lavoro del futuro, è “flessibilità”. Da un lato, la forza lavoro, in particolare la giovane generazione Y, è alla ricerca di lavori che offrano flessibilità e un diverso equilibrio tra vita privata e vita professionale. Dall’altro lato, le organizzazioni cercano un modo per incrementare l’efficienza attraverso i lavoratori freelance. Il rapporto The UK Future of the Workforce 2016 di Deloitte ha riscontrato che almeno metà dei dirigenti intervistati si aspetta un incremento, anche significativo, nell’utilizzo di lavoratori atipici nei prossimi cinque anni, mentre solo il 16% ne prevede una diminuzione. Come suggerisce il rapporto, “Uno dei fattori di questa tendenza è il costo, un altro è rappresentato dalla disponibilità di talenti, poiché le persone non desiderano trasferirsi o viaggiare per lavoro, o semplicemente preferiscono essere impiegate da remoto o a tempo determinato”.

In che modo questo influisce sul settore informatico?

L’impiego nei team di lavoratori interni ed esterni all’ufficio renderà gli spazi al suo interno più fluidi. Meno cubicoli e più scrivanie condivise. L’informatica deve supportare i lavoratori interni ed esterni all’ufficio e garantire che i sistemi agevolino la collaborazione con i freelance senza compromessi sulla sicurezza. Inoltre, dovrà fornire efficaci possibilità di stampa in uno spazio minore, rafforzando la flotta di stampanti per ridurne l’impatto sulle risorse dell’ufficio. I servizi MPS giocano un ruolo importante anche in questo caso, fornendo strategie che consentono una stampa sicura da remoto o da casa e da dispositivi mobili o BYOD all’interno degli uffici: il tipo di possibilità che i fornitori di MPS esperti sono già in grado di realizzare.

4. Nuovi flussi di lavoro e metodi di collaborazione

L’evoluzione porta le organizzazioni a cercare nuovi modi per gestire il flusso di documenti e informazioni, per incrementare l’efficienza e la produttività e sfruttare al meglio gli sviluppi del settore analitico e dell’intelligenza artificiale. Queste necessitano di mettere i propri dipendenti nella condizione di collaborare non solo gli uni con gli altri, ma con le nuove tecnologie cognitive che estraggono dati necessari alla conoscenza e danno impulso a idee innovative in grado di rivoluzionare interi settori produttivi.

Sotto molti aspetti, ciò comporta l’abbandono della carta e l’ottimizzazione dell’ambiente aziendale tramite modalità più efficienti di raccolta, gestione e condivisione delle informazioni. Tuttavia, la carta farà ancora parte del flusso di lavoro anche nell’era digitale. Le società devono rendere i dati cartacei più semplici da raccogliere e archiviare, garantendo allo stesso tempo che i materiali stampati siano al massimo dell’efficienza quando rappresentano il mezzo migliore per condividere idee e informazioni. I fornitori di MPS possono rendersi utili in tale frangente rendendo il flusso di lavoro parte integrante della strategia. Infatti, questo aspetto presenta un enorme potenziale per l’ottimizzazione dei costi; generalmente, il risparmio sui costi raggiunge una quota del 25% quando si affronta il flusso di lavoro a livello di strategia, contro il 15% raggiunto quando si gestiscono separatamente la flotta di dispositivi e l’ottimizzazione.

5. L’Ambiente di lavoro delle Cose

Presumibilmente, la tendenza tecnologica attualmente più importante, l’Internet of Things (IoT), avrà un impatto sul modo in cui lavoriamo, così come su ogni altro aspetto della nostra vita. I sensori connessi hanno ovvia applicazione quando si tratta di logistica e trasporti, catena di approvvigionamento e produzione, per non parlare della comprensione del modo in cui i clienti utilizzano i prodotti e persino in che modo questi ultimi vengono commercializzati. L’IoT può anche trasformare i settori dell’energia, dell’agricoltura, dell’assistenza sanitaria, dell’alimentazione e delle assicurazioni, aiutando allo stesso tempo le aziende a utilizzare più efficacemente le risorse, sia umane sia tecnologiche. Infatti, alcuni prevedono che sarà la combinazione di analitica avanzata, intelligenza artificiale e IoT a guidare la prossima rivoluzione industriale.

L’IoT cambierà anche il modo in cui le aziende utilizzano e supportano la tecnologia. Dopo tutto, i sensori connessi possono fornire informazioni vitali sul modo e il luogo in cui sono utilizzati i dispositivi e persino sullo stato attuale dei componenti al loro interno. Nei servizi MPS, per esempio, i sensori integrati già informano i fornitori quando una stampante ha esaurito l’inchiostro o il toner, ma alle nuove stampanti e ai dispositivi multifunzione vengono ora aggiunti sensori in grado di comunicare ai fornitori che un componente fondamentale è vicino al punto di rottura e persino di ordinare al firmware di ridurre la velocità operativa per mantenere il dispositivo in funzione e minimizzare il tempo di inattività.

6. Maggiore richiesta di sicurezza

Tutte queste tendenze pongono nuove sfide per la sicurezza, poiché il valore contenuto nei nostri documenti e nei nostri dati li rende un bersaglio sempre più interessante per i criminali informatici. Non solo esistono rischi inerenti alla proliferazione dei dispositivi mobili e BYOD nelle aziende, ma anche pericoli derivanti dalla crescita dei dispositivi IoT. Benché le stampanti non siano al primo posto nelle considerazioni sulla sicurezza, anche per le organizzazioni più consapevoli, le minacce sono in aumento. Si tratta di computer sofisticati con una propria potenza di elaborazione, una memoria RAM e un sistema di archiviazione, i quali forniscono accesso al tipo di dati che potrebbero renderli dei bersagli a tutti gli effetti. Se ne viene violato il firmware, possono trasformarsi in un punto di accesso alla rete aziendale e ai suoi sistemi di difesa. Inoltre, pratiche incaute come lasciare documenti nel vassoio di uscita possono portare a situazioni imbarazzanti e costose infrazioni, causando eventuali perdite negli affari e pesanti penali.

I sistemi analitici e la tecnologia cognitiva possono fornire soluzioni alle preoccupazioni sulla sicurezza di alcune imprese, analizzando il comportamento nella rete e osservando i modelli devianti dalla norma o corrispondenti ad attacchi noti. Una strategia MPS può anche migliorare la sicurezza, con tecnologie come il pull printing, che richiede l’autenticazione dei lavori di stampa dalla stampante prima dell’avvio del processo, e HP SureStart, che protegge il firmware della stampante dai tentativi di hackeraggio. I fornitori di servizi MPS sono in grado di garantire l’introduzione e il mantenimento di misure di sicurezza e di gestire le scansioni e gli aggiornamenti che mantengono i dispositivi sicuri. I consulenti MPS possono valutare le organizzazioni, individuare le lacune nella sicurezza e raccomandare soluzioni per mitigare i rischi o persino fornire consigli o competenze dettagliati su questioni normative, assumendosi gran parte del carico dei rischi della messa in sicurezza.

Adottare tendenze nell’ambiente di lavoro

Anche considerate singolarmente, queste trasformazioni avranno un enorme impatto sul luogo e il modo in cui lavoriamo, per non parlare delle persone con le quali potremmo collaborare. Se le consideriamo nel loro complesso, gli effetti saranno ancora più significativi. Le imprese più smart saranno quelle che adotteranno flessibilità, agilità e la spinta verso i dispositivi mobili; ciò metterà i dipendenti nelle condizioni di collaborare nei flussi di lavoro emergenti e sfruttare al meglio la tecnologia cognitiva e l’IoT. Per fare questo, avranno bisogno di servizi e dispositivi che supportino l’adozione di tali tendenze. Servizi basati su cloud, servizi di gestione di stampa, solide dotazioni di sicurezza e strategie più flessibili giocheranno un ruolo nel sostegno alla transizione aziendale dal modo in cui si lavora oggi al modo in cui si lavorerà nel prossimo decennio e oltre.

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