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La soluzione per la collaborazione nell’ambiente di lavoro risiede negli strumenti professionali giusti

05/08/2018Tempo di Lettura 4 Min

Se nella vostra organizzazione lavorano più persone, è molto probabile che il lavoro di squadra sia una parte fondamentale della routine quotidiana. Proprio per questo motivo, sono stati resi disponibili strumenti professionali molto innovativi basati sulla collaborazione nell’ambiente di lavoro. In qualsiasi ufficio moderno troverete dipendenti che comunicano su Slack, organizzano i nuovi progetti con JIRA o ritirano documenti stampati in sicurezza passando da una riunione all’altra.

Ma qual è l’importanza degli strumenti professionali collaborativi? Polycom, con l’aiuto di Future Workplace, ha dedicato del tempo a parlare con oltre 25.000 dipendenti americani per scoprirlo. In questo ampio numero di intervistati, il 79% ha dichiarato di lavorare regolarmente con colleghi che non si trovano fisicamente in ufficio. Un altro 32% ha affermato di lavorare da casa. Ma forse il dato più interessante è che quasi tutti i rispondenti (il 98% per la precisione) ritengono che la tecnologia collaborativa sia in grado di unire un personale che altrimenti risulterebbe disperso.

Roma non fu fatta in un giorno: lo stesso vale per una situazione di collaborazione integrata e funzionante. La domanda è: qual è il modo migliore per rendere possibile la collaborazione attraverso la tecnologia?

Scegliete strumenti professionali degni della Batcaverna

Per cominciare, il vostro team deve comprendere cosa è possibile e cosa è effettivamente necessario. Quali restrizioni stanno ostacolando la vostra organizzazione? Quali strumenti professionali esistono in grado di risolvere questi problemi? Cosa farebbe Batman? Non stiamo scherzando: se avete un obiettivo per quanto riguarda la tecnologia in ufficio, la Batcaverna è lo standard di riferimento definitivo. Batman ha sempre a disposizione gli strumenti giusti, al posto giusto, al momento giusto.

Sul serio: gli strumenti di collaborazione disponibili oggigiorno sono veramente ottimi. Pensate a Slack ad esempio: una piattaforma software per la collaborazione che in un aggiornamento recente ha aggiunto funzionalità ingegnose. Le aziende moderne stanno sfruttando la sua abilità di rendere la collaborazione fluida e intuitiva come un tweet. Le conversazioni digitali tra utenti e team sono visibili in maniera ordinata grazie agli ambienti di lavoro condivisi. Non ricordate tutti gli argomenti discussi nella riunione flash della settimana scorsa? Gli archivi con funzionalità di ricerca risolvono il problema per voi.

Slack ha trovato anche un modo di infondere nuova vita a uno degli strumenti di collaborazione più vecchi: la condivisione dello schermo. A molti, questo strumento farà subito pensare alle classiche presentazioni (le solite sessioni di PowerPoint, insomma), ma questi strumenti innovativi offrono molto di più. Non si limitano alla condivisione unilaterale, ma consentono una vera e propria collaborazione bilaterale: è possibile modificare lo stesso documento, disegnare insieme nello stesso file e programmare insieme lo stesso software, tutto questo senza il bisogno di trovarsi nello stesso luogo fisico.

Questi strumenti per la collaborazione nell’ambiente di lavoro, inoltre, superano i confini della realtà digitale. Sapevate che le innovazioni come la stampa mobile vi permettono di collaborare in modo tradizionale, ovvero su carta stampata, praticamente da qualsiasi luogo o dispositivo? Esportate il lavoro di squadra compiuto su Slack nel mondo reale stampando i progetti, report o i disegni direttamente dal vostro smartphone, ovunque vi troviate.

Lavorare a distanza nel cloud

Se il primo passaggio per la creazione di una migliorata strategia di collaborazione è scoprire quali strumenti sono disponibili, il secondo consiste nel capire come usarli. Gli uffici moderni sono sempre meno sedentari, un aspetto da prendere in considerazione quando si delinea una strategia di collaborazione. Il vostro ufficio continua a espandersi, aprendo nuove filiali, sfruttando dipendenti remoti o continuando a lavorare anche in viaggio: per questo è fondamentale che i vostri utenti dispongano degli strumenti necessari per collaborare in maniera efficace. Per farla breve, probabilmente la soluzione ai vostri problemi è sfruttare il cloud.

Se la distanza geografica tra i vostri dipendenti sta aumentando, il cloud può essere l’elemento che unisce il vostro team. Che si tratti di condividere idee o collaborare a progetti, gli strumenti cloud tendono ad essere i migliori per aiutarvi. Per integrarli nel vostro ambiente, dovrete concentrarvi su tre aree specifiche. Dal punto di vista dell’amministrazione, gestibilità, scalabilità e sicurezza sono le massime priorità. Mentre pensate all’implementazione di una soluzione, ponetevi le seguenti domande.

  • Il percorso per l’integrazione di questa tecnologia nell’infrastruttura esistente è chiaro?
  • Questa tecnologia introduce nuove vulnerabilità nella vostra strategia di sicurezza?
  • La gestione di questi strumenti aumenterà o ridurrà la quantità di tempo passato al telefono con l’assistenza tecnica ogni settimana?
  • Se le dimensioni della vostra azienda raddoppiassero nel corso del prossimo anno, rispondereste diversamente a queste domande?

Se dopo aver risposto a queste domande potete dormire tranquillamente, siete sulla strada giusta per quanto riguarda la vostra strategia di integrazione. Il prossimo passaggio consiste nel guardare la soluzione dal punto di vista dell’utente. Esistono specifici processi aziendali che risulteranno semplificati o più efficienti con l’integrazione? I vostri utenti saranno più o meno soddisfatti dopo che tutto questo sarà stato implementato?

Per delineare una strategia valida è necessario comprendere gli scenari in continua evoluzione della moderna tecnologia di collaborazione e capire altrettanto bene l’ufficio moderno, in particolare come sfruttare al meglio le risorse remote. Questo vi aiuterà a soddisfare le necessità di collaborazione specifiche del vostro ambiente di lavoro e ad implementare gli strumenti più adatti ai vostri scopi.

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